THERPLANXPraxissoftware wechseln: die Checkliste für physikalische Institute.
Ein Wechsel der Praxissoftware muss kein Sprung ins kalte Wasser sein. Wer rechtzeitig sammelt, was gebraucht wird, und einen klugen Stichtag wählt, arbeitet am ersten Tag mit dem neuen Programm fast wie gewohnt. Diese Checkliste führt Sie durch alles, was vorher geklärt sein sollte.
1. Vor der Entscheidung
- Schreiben Sie auf, wie Ihr Haus arbeitet: Planung, Schalter, Therapie, Arzt, Abrechnung. Und wo es heute hakt.
- Lassen Sie sich das neue Programm mit Ihren eigenen Fällen vorführen, nicht nur mit einem Musterablauf.
- Probieren Sie selbst, mit Ihrem Team, in einer eigenen Testumgebung.
- Klären Sie, welche Daten übernommen werden und wann: Patienten, laufende Überweisungen, geplante Termine, Stammdaten. Und ob Sie an die Rohdaten Ihrer bisherigen Software kommen oder der bisherige Anbieter sie herausgibt.
- Prüfen Sie Laufzeit und Kündigungsfrist des bisherigen Vertrags.
2. Stammdaten sammeln
- Kassen und ihre Verträge: wie abgerechnet wird, in welchen Perioden, mit welchen Zuschlägen.
- Preise und Positionsnummern je Leistung und Kasse, dazu die Privatpreise.
- Leistungen mit ihren Kürzeln und Dauern, Therapiepakete, Serien.
- Therapeuten, Ärzte und Kabinen mit Kürzeln, Arbeitszeiten und Urlauben.
- Rechnungskreise für private Rechnungen, etwa für Therapeuten, die auf eigenen Namen abrechnen.
3. Zugänge bereithalten
- ELDA: Seriennummer und Kundenpasswort für die Direktverrechnung.
- e-card: Vertragspartnernummer, Admin-Karte (o-card) mit PIN, Lesegeräte.
- E-Mail-Versand für Rechnungen und Unterlagen, auf Wunsch SMS für Terminerinnerungen.
- Telefonanlage, wenn Anrufe erkannt werden sollen; eine geeignete Telefonschnittstelle vorausgesetzt.
4. Technik prüfen
- Ein Server im Haus, auf dem das Programm läuft, und die Datensicherung dazu.
- An den Arbeitsplätzen ein aktueller Webbrowser, auch am Tablet im Behandlungsraum.
- Drucker für Verordnungen, Rechnungen und Terminzettel, auf Wunsch ein Netzwerkscanner für eingehende Unterlagen.
Den ersten Tag klug wählen.
Der erste Arbeitstag mit dem neuen Programm sollte nicht mitten in der Quartalsabrechnung liegen. Legen Sie fest, welche Periode noch im alten System abgerechnet wird und ab wann das neue rechnet, damit keine Behandlung doppelt oder gar nicht abgerechnet wird.
- Die Datenübernahme findet kurz vor dem Stichtag statt, damit am ersten Tag alle Patienten und Termine da sind.
- Die erste Abrechnung im neuen Programm zuerst in der Übungsumgebung von ELDA einreichen.
- Offene Posten und angebrochene Zehnerblöcke mitnehmen, damit kein Patient zweimal zahlt.
6. Das Team mitnehmen
- Planen Sie eine Einschulung ein, getrennt nach Schalter, Therapie, Arzt und Geschäftsführung.
- Bestimmen Sie in jedem Bereich eine Ansprechperson, die das Programm als Erste kennt.
- Nutzen Sie Erklärvideos und Hilfe im Programm, damit Fragen nicht auf den nächsten Anruf warten müssen.
7. Der erste Tag und danach
- Am ersten Tag sollte jemand vom Anbieter erreichbar oder vor Ort sein.
- Prüfen Sie nach einigen Tagen gemeinsam, was sich anders anfühlt als geplant.
- Nach der ersten Abrechnung mit dem neuen Programm: Rückmeldungen der Kassen durchsehen und Stammdaten nachschärfen.
Mehr zur Abrechnung finden Sie in den Ratgebern Direktverrechnung mit ELDA und Tagespauschale oder je Leistung.
Wir nehmen Ihnen ab, was am Umstieg schwer ist.
Nach der Bestellung und vor dem ersten Arbeitstag übernehmen wir Ihre bisherigen Daten, sofern wir auf die Rohdaten Ihrer bisherigen Software zugreifen können oder Ihr bisheriger Anbieter sie uns zur Verfügung stellt. Wir richten Stammdaten, Kassen, Preise, Rechte und e-card mit Ihnen ein, schulen Ihr Team und sind am ersten Tag vor Ort. Danach erreichen Sie uns direkt aus dem Programm, telefonisch oder per Fernwartung.
Fragen zum Softwarewechsel.
Wann ist der beste Zeitpunkt für einen Wechsel?
Nicht mitten in einer Quartalsabrechnung. Günstig ist ein Stichtag kurz nach dem Abschluss einer Periode, sodass die letzte Periode noch im alten und die nächste im neuen Programm abgerechnet wird.
Welche Daten sollten übernommen werden?
Was Ihr Haus für den Start braucht: Patienten, laufende Überweisungen und geplante Termine, dazu die Stammdaten. Den genauen Umfang klären Sie am besten vor der Bestellung.
Wie lange dauert ein Wechsel?
Das hängt von der Größe des Hauses ab: Zahl der Arbeitsplätze, Kassen und wie viele Daten übernommen werden. Wichtig ist ein fester erster Arbeitstag, auf den alle hinarbeiten.
Müssen wir neue Computer kaufen?
Bei THERPLANX in der Regel nicht. An den Arbeitsplätzen genügt ein aktueller Webbrowser, für den Server reicht meist ein Rechner im Haus.
Übernimmt THERPLANX die Daten aus unserer bisherigen Software?
Ja. Nach der Bestellung und vor dem ersten Arbeitstag übernehmen wir Ihre bisherigen Daten. Voraussetzung ist, dass wir auf die Rohdaten Ihrer bisherigen Software zugreifen können oder Ihr bisheriger Anbieter sie uns zur Verfügung stellt. Mehr dazu auf der Seite Umstieg.
Sehen und testen Sie THERPLANX mit den Abläufen Ihres Hauses.
Auf Anfrage schicken wir Ihnen den Link zu unseren Erklärvideos. Auf Wunsch führen wir Ihnen THERPLANX persönlich vor, und danach erhalten Sie einen eigenen Zugang zur Demo, in dem Sie alles nach Belieben ausprobieren.
Preise erhalten Sie auf Anfrage. Schreiben Sie uns einfach.